ToDoList

前幾天,當我看到kickoff這 套簡便的專案管理軟體就讓我非常驚豔,因為公司的內部的一些流程管理上需要控管,避免很多東西東做一點,西做一點,很多事情到最後有做沒做都搞不清楚,所 以我便開始搜尋一些專案管理軟體,或說簡單一點就是一個任務管理(Task Management)。但是遍尋許多任務管理軟體,幾乎都是要錢,要不然就是免費額度不夠團隊人數使用,要不就是不支援團隊使用,而且都沒有支援桌面 (不單只是桌面提醒而已)。

不過那在這之前,其實我一直使用Google Docs(Google Drive)來 當我的任務管理軟體。有些人或許已經習慣把Excel透過Email丟來丟去做任務管理,那你對改把Google Docs當作任務管理一定很容易上手;如果你還沒有開始進行任務管理,那你也應該開始該進行一些簡單的任務管理。首先,你只需用你的Google帳號,在 Google Drive上開啟一個試算表或是表單:

Task Management

那依據各團隊的需求,利用試算表規劃自己要的格式:

task

那我自己的管理方式,你可以善用一般的Office功能,如我就善用刪除線、底色變化來管理Todo事項。以我個人的欄位設計的話,由左至右我會有:填寫時間、問題項目、前台/後台、截圖、詳細說明、填寫人、負責人及回覆(如果需要對話的話,就在同一列後面繼續Talk或是利用下方的註解功能)。而且在線上協同作業的時候,你也不需要另開MSN或Skype,只要協同作業者都在線上的話,只要點擊右上角的按鈕,就可以跳出即時對話框:

task-im

如果非同步的時候,也可以利用「註解」功能,進行一些代辦事項的提醒:

task-todo-2

更方便的是,如果你擔心寫了註解以後,團隊的夥伴沒有看到,你可以再用Email功能,提醒你的團隊夥伴:

task-mail

最後,如果你不想分心開瀏覽器,當你安裝Google Cloud Connect for Microsoft Office之後,你就可以直接把Office當作Google Docs的編輯器,依據你個人的習慣環境編列任務管理事項(不過部份Office功能,如判斷式等Google Docs沒有的功能,即使你加了,也不一定在Google Docs上使用之)。

基 本上Google Docs的試算表功能很貼近一般使用者的習慣,畢竟會用Excel應該就會用試算表,學習門檻低。而且這項服務應該不會像其他Google服務被停掉(畢 竟是Google重點開發服務之一),如果搭配Google Apps使用,還可以確保資料的安全性不易外流(可限定只有該網域的使用者可以閱讀編輯)。如果你還沒找到一套好的免費任務管理系統,其實你也不用花太多 時間去試或學習其他介面的軟體,就把Google Docs當作你的Task Management吧!畢竟Hack, everything,是精實創業的精神之一嘛。

當然,如果你有在開發Task Management 可以同時for Desktop, Mobile, Web(Desktop是必須!)。也希望找人投資或是希望合作曝光,歡迎讓我知道。

原文同步發表於:免費創業資源#2 免費Task Management:Google docs Hack

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